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文件和檔案管理制度
來源: | 作者:安環(huán)建 | 發(fā)布時(shí)間: 2021-11-08 | 2356 次瀏覽 | 分享到:

一、目的

為加強(qiáng)廠內(nèi)安全檔案管理,實(shí)現(xiàn)安全檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為廠內(nèi)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局第10號令)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合廠內(nèi)實(shí)際情況,特制定本辦法。

二、范圍

本制度適用于廠內(nèi)各類安全文件和各類安全檔案資料的管理。

三、職責(zé)

1、安環(huán)科廠內(nèi)安全文件和安全記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)安全文件和安全檔案資料的發(fā)布和歸檔事宜。根據(jù)上級有關(guān)文件要求建立健全安全生產(chǎn)各類檔案。

2、各部門負(fù)責(zé)人和各車間主任負(fù)責(zé)將職責(zé)范圍內(nèi)填寫、查閱、保管的記錄和資料按規(guī)定移交安環(huán)科立卷歸檔。

四、歸檔范圍

1、下列文件資料需歸檔管理:

1)上級部門下發(fā)的文件;

2)報(bào)上級部門文件;

3)廠內(nèi)下發(fā)的文件。

2、下列安全生產(chǎn)檔案資料需歸檔管理:

1)營業(yè)執(zhí)照、許可證等重要證書;

2)管理制度、責(zé)任制、操作規(guī)程等匯編資料;

3)安全會(huì)議紀(jì)要,工作計(jì)劃、總結(jié)等;

4)安全教育培訓(xùn)檔案,包括:員工、相關(guān)方的教育培訓(xùn)記錄、考核記錄、證件信息等;

5)勞動(dòng)防護(hù)用品采購及發(fā)放記錄;

6)隱患排查檔案資料;

7)危險(xiǎn)源檔案資料;

8)相關(guān)方檔案資料,包括簽訂的合同、協(xié)議書等;

9)“三同時(shí)”檔案資料;

10)職業(yè)衛(wèi)生檢測、職工健康體檢檔案資料;

11)應(yīng)急預(yù)案檔案資料;

12)技術(shù)圖紙等資料;

13)上級安全管理部門要求歸檔的其他資料。

五、歸檔要求

1、立卷歸檔要求

1)各部門應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理。

2)各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有材料還需使用,也應(yīng)先按歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

3)各部門向安環(huán)科移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

4)歸檔的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。

5)為便于安全生產(chǎn)檔案的管理,安環(huán)科應(yīng)分類別建立各類安全生產(chǎn)檔案,并保持其有效性。

2、保管期限

各類文件、資料、檔案等至少應(yīng)保存2年以上,法律法規(guī)有其他要求的,遵循相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、檔案的鑒定與銷毀  

安環(huán)科對所保存的安全生產(chǎn)檔案定期進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿或已失效的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

4、保管形式

安環(huán)科應(yīng)設(shè)置安全生產(chǎn)檔案專柜、指定人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理。

六、借閱管理

1、廠內(nèi)各部門因工作需要,借閱本部門的安全檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),到安環(huán)科填寫檔案借閱單,方可借閱。

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